Outsourcing como estratégia de geração de valor para as organizações

Outsourcing é uma estratégia que consiste em transformar os processos de negócio e gerar valor para as organizações. Entender como essa iniciativa pode ser implementada com sucesso é fundamental para que os objetivos sejam atingidos e a experiência dos clientes internos seja aprimorada. Para tanto, o CIEC conta com uma Comunidade de Prática (CoP) que realiza encontros com a finalidade de proporcionar discussões, compartilhar estudos científicos, debater lições aprendidas e estimular a construção de modelos que ajudem as organizações a ter um foco mais estratégico em seus negócios. 

 

A temática é abordada tanto em organização em geral (como a terceirização nas áreas de TI, contabilidade, Fiscal, Recursos Humanos, por exemplo), como especificamente na área de Compras.

 

Uma definição bem simples de Outsourcing, seria: ‘A management strategy by which major non-core functions are transferred to specialist, efficient, external providers¹.

 

De acordo com alguns estudos preliminares realizados pelos participantes da CoP de Outsourcing em Compras, a literatura tem abordado mais frequentemente o conceito, a aplicação e os benefícios do Outsourcing nas organizações,  porém a gestão de mudanças ainda é um fator incipiente em seus processos de contratação e implementação o que, em certas circunstâncias, acaba gerando insegurança quanto ao modelo operacional, resistência por parte das áreas envolvidas no projeto e, consequentemente, frustração organizacional.

 

Constatamos ser unânime o entendimento de que o Outsourcing deve ter início pelos processos não essenciais, que o benefício financeiro é uma alavanca relevante e que metas claras e apropriadas precisam ser definidas e monitoradas.

 

De forma resumida, o Outsourcing deve ser considerado quando houver: economia de escala, inovação tecnológica, atendimento a requisitos de compliance, investimento específico no processo, maior qualidade e estrutura de custos favorável².

 

Já em relação aos pontos de atenção ao longo da discussão e implementação, se destacam: nível de flexibilidade, relacionamento com os clientes internos, plano de comunicação, gestão dos parceiros de negócio, treinamentos extras, qualidade do serviço prestado e capacidade de monitoramento dos resultados.

 

Falando especificamente sobre o Outsourcing em Compras, um dos maiores benefícios aparece como uma possibilidade de gestão do volume de trabalho, seja terceirizando a Compra de itens não críticos ou ainda terceirizando alguns processos, como exemplo a própria gestão de terceiros, criação e follow up de pedidos. Dessa forma, a área de Compras poderá se concentrar em questões estratégicas, como a melhoria em contratações de itens mais críticos ou mais estratégicos, aperfeiçoando os processos internos, a fim de capturar maiores economias e agregar valor ao negócio.

 

Para modelos tradicionais de Outsourcing, a ferramenta do Purchasing Chessboard³ sugere a contratação desses serviços para atender categorias de compras que estão presentes no quadrante de baixa força do mercado fornecedor e de baixa força de compra (ou para quem está mais familiarizado com a Matriz de Kraljic, seria o quadrante de itens não críticos⁴).

 

Interessante destacar que, em uma pesquisa realizada no ano passado⁵, quando foi perguntado aos CPOs quais as prioridades estavam mudando e crescendo em suas áreas, as mais citadas foram: eficiência operacional, redução de custos e transformação digital. Portanto, essas prioridades estão em linha com os benefícios do Outsourcing encontrados na literatura. Por outro lado, nesta mesma pesquisa foram identificados alguns desafios do Outsourcing, como resistência interna ao uso de terceiros e transferência de conhecimento e capacitação insuficientes.

 

Ainda dentre as discussões de Outsourcing, há outros pontos importantes dessa abordagem que precisam ser pontuadas. São eles: modelos de precificação; tecnologias atuais utilizadas no Outsourcing; como construir um business case para analisar o Outsourcing ou in-sourcing (in house); ganhos de agilidade e experiência do usuário.

 

A partir da revisão da pesquisa acadêmica e mais esses pontos discutidos entre os participantes, uma pesquisa dentro do CIEC está em andamento para identificarmos os subtemas que vamos trabalhar e aprofundar em estudos ao longo deste ano de 2022; além disso, queremos também entender o que foi realizado de Outsourcing nos últimos 12 meses nas empresas participantes.

 

Antes de finalizar, seguem quatro passos para uma melhor execução do Outsourcing:

 

  1.  Analisar a viabilidade (potencial de saving) e obter a aprovação da alta gestão. Nesta etapa o próprio fornecedor pode ajudar a identificar os critérios de análise e premissas do business case;
  2.  Estruturar um contrato que defina claramente o escopo, as metas e papéis e responsabilidades;
  3.  A implementação leva em geral 2 a 3 meses e a estabilização pode levar até 6 meses. Portanto não é tão simples “virar a chave” da terceirização e é preciso considerar esse período de transição;
  4.  Gestão efetiva sobre o nível de melhoria dos processos, o aumento da produtividade, o desempenho do fornecedor escolhido e demais benefícios listados inicialmente.

 

Profª.  Msc Monica Georgino

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